La importancia de la comunicación formal dentro de las organizaciones
La comunicación, como sabemos, es importante para el desarrollo de cualquier organización, es fundamental para la interacción adecuada entre los distintos elementos que en común forman y permiten el proceso productivo. Si la comunicación es mala o deficiente, igualmente será el proceso de interacción y se verá reflejado claramente en el rendimiento de la organización.
En una organización, la información asimilable por los empleados y los empleadores se propaga de dos formas, la primera es mediante la comunicación formal y la otra mediante la comunicación informal. La comunicación formal es la preferida para las organizaciones, pues permite la transmisión y asimilación de informaciones mediante canales establecidos de comunicación tales como el buzón de sugerencias, revistas institucionales, reuniones formales de trabajo, boletines u otros que permiten la divulgación de información. Esta información al ser difundida de manera programada, tiene la capacidad poder ser esperada y calculada por la organización, es decir que no filtrara información no deseada que cree problemas o molestias. La comunicación formal dentro de una organización es aquella que se da a alto nivel, con un lenguaje técnico y estandarizado, con el uso de documentación, informes escritos y cualquier tipo de texto que deje establecida la comunicación. La comunicación formal es importante porque genera procedimientos preestablecidos para ejercer la comunicación dentro de una organización, establece parámetros que todos los pertenecientes a la organización deben seguir e imitar, por eso es importante y porque establece canales de comunicación básicos y específicos para los determinados requerimientos.
Por otra parte, esta la comunicación informal, la cual constituye la mayor parte de la comunicación que se establece dentro de una organización. La comunicación formal remite a todos los canales establecidos en la organización, pero no cubre una conversación casual entre empleados, un rumor o un chisme que se corre por las distintas áreas de la organización, básicamente porque en la comunicación formal el mensaje tiene un emisor y un receptor especifico y reconocible, mientras que en la comunicación informal el mensaje es elaborado por un emisor desconocido y el receptor no es una persona especifica, sino que tiene la capacidad de recaer sobre cualquier individuo de la organización. Un rumor que empieza en una conversación y que se vaya corriendo por las distintas áreas de boca a boca y por tanto, se vaya modificando el mensaje original por la diversa interpretación que cada receptor le de al mensaje, puede llevar a crear conflictos en muchos casos, debido a que la información informal no esta medida ni presupuestada por la organización,, es un contenido no controlable y por su forma ágil de propagarse, se puede convertir en un verdadero problema y una fuente de futuros conflictos.
Pero si la comunicación informal es bien utilizada por la organización, los conflictos generados por la informalidad pueden servir ser entendidos como oportunidades de aprendizaje y no como problemas. Esta demostrado que es mediante los canales informales de comunicación que los trabajadores expresan más claramente sus necesidades, sus ambiciones, sus deseos y sus opiniones sobre determinados temas referentes a la organización; entonces estos canales informales se vuelven una gran oportunidad para conocer con mayor precisión a los empleados, para detectar errores de comunicación formal, mejorar los canales y poder establecer un plan de contingencia para determinados problemas comunes. Lo que comúnmente hacen las organizaciones es huirle a los problemas y no tomarlos en cuenta hasta que estos se convierten en algo imparable. La mayoría de los problemas se inician por un problema de comunicación y si se resuelve desde el inicio es casi seguro que esa experiencia se vuelva beneficiosa y reduzca los casos. La adecuada utilización de la informalidad dentro de la organización, es una alternativa para el control, evaluación y resolución de los conflictos en una organización.