El papel de la información en las organizaciones españolas
En sí, este tema debe partir de la coordinación que debe existir entre la información interna y externa que se manejen en las organizaciones españolas. Gran parte de su éxito se debe a este tema. Actualmente, el no utilizar ni coordinar estas tiene repercusiones serias pues no serán capaces de reaccionar rápida o efectivamente a las situaciones cambiantes pues los miembros no tendrán idea de hacia dónde va la organización. La eficiencia de organizar actividades depende de la capacidad de los miembros de la organización para comunicarse y utilizar información relevante. Asimismo, no debemos olvidar que los miembros de la organización también deben ser capaces de adaptarse e influir en el entorno relevante de su organización para crear y mantener un estado continuo de organización.
De otro lado un aspecto fundamental en las organizaciones españolas es que han podido lograr eficiente comunicación y una correcta estabilidad en las organizaciones. Una meta primaria de la organización es lograr la estabilidad y la predictibilidad. Cuanto más definidos y comprendidos están los roles y las responsabilidades, más estable y predecible se convierte la vida de la organización. Los canales de comunicación interna se utilizan para cumplir cuatro funciones específicas: La primera de ellas es diseminar y poner en vigor las metas, las reglas y las regulaciones de la organización. La segunda se enmarca en coordinar las actividades de los miembros de la organización en el cumplimiento de las tareas de la organización. La tercera se encarga de proporcionar retroalimentación a los líderes acerca de la suficiencia de la comunicación descendente y el estado de las actividades actuales de la organización. Por último, la cuarta cumple la labor de socializar a los miembros de la organización hacia la cultura de la organización.
Sin embargo, no debemos olvidar que también debe estar presente en las organizaciones la innovación. En los últimos años, esta ha sido una de las características más importantes de las organizaciones españolas. Por eso, es que su ascenso ha sido tan fulgurante. La necesidad importante de adaptación, cambio e innovación en la vida de la organización presenta un fuerte contraste con la necesidad de estabilidad y orden en las organizaciones. La innovación es un tipo especial de cambio que sucede al azar, es el cambio planificado y dirigido que se diseña para mejorar a las organizaciones y su vida. Debido a que continuamente surgen restricciones y cambios para el logro de las actividades y metas de organización, existe una necesidad recurrente de que las ideas innovadoras se adapten a los comportamientos de los miembros de la organización para cubrir estos retos. La comunicación externa ayuda a los miembros de la organización a coordinar las actividades de la organización con las actividades de otros en el entorno relevante.
Por otra parte, debemos acotar que las organizaciones españolas han llegado a establecer un equilibrio entre el proceso de innovación y el de estabilidad. A pesar que la estabilidad convierte a una organización en predecible, ordenada, controladas y la innovación ayuda a las organizaciones a responder a las situaciones problemáticas y a lidiar con las amenazas a la supervivencia. Ni la innovación ni la estabilidad son absolutamente buenas por sí mismas. Cuanto más estables son las organizaciones, mas probabilidades tienen de resistirse a la innovación ya que puede presentar una falta de crecimiento y de capacidad de respuesta. Cuanto más innovadoras son las organizaciones existe una mayor probabilidad de que tengan dificultades para desarrollar la estabilidad por la falta de dirección, anarquía entre los miembros de la organización y entropía en la organización. Debe haber equilibrio entre los canales de comunicación interna y externa. Este equilibrio depende del desarrollo de relaciones interpersonales significativas y de cooperación.
Finalmente, no demos olvidar que el rol que cumple el proceso de retroalimentación e innovación en las organizaciones resulta vital para su correcto desarrollo. Este es otro punto que también fue implementado en las agendas de las organizaciones españolas. Y como ya suponemos resultó ser uno de los pilares de su consolidación. Los miembros de la organización necesitan una retroalimentación acerca de las actividades de la organización para dirigir una innovación exitosa en sus organizaciones. Las organizaciones deben innovar como respuesta a la información acerca del estado de las condiciones internas de la organización. La retroalimentación interna permite a los líderes de la organización ver el estado interno de la organización de manera más clara desde el puno de vista de la pertenencia a la organización, promoviendo una mayor reflexibilidad de la organización, la capacidad de la organización para verse a sí misma. Las actividades de comunicación externa como las relaciones públicas, la investigación del mercado y la opinión pública se diseñan para buscar retroalimentación y recolectar información clave del entorno relevante; tal retroalimentación se utiliza para evaluar la suficiencia de las actividades de organización y para dirigir el curso de la innovación de las organizaciones. La reflexibilidad permite a los miembros de la organización reconocer la brechas de desempeño, que son discrepancias entre las expectativas de la organización y su desempeño real. Los métodos de retroalimentación se utilizan para recolectar información acerca de la naturaleza y la seriedad de las brechas de desempeño en las organizaciones. Las organizaciones que identifican las brechas están mejor informadas acerca de las direcciones para la innovación de la organización.